شرح العمل على برنامج المحاسبة

أولاً: واجهة الدخول إلى البرنامج

هي عبارة عن نافذة صغيرة (يوزرفورم) تنبثق عند فتح البرنامج وتتضمن خانتين، وهما اسم المستخدم في الأعلى وكلمة المرور في الأسفل، يتم إدخالهما، وبعد النقر على زر موافق يقوم بفتح نافذة الترحيب بالدخول إلى البرنامج وبعد النقر على الزر الموجود في هذه النافذة (الدخول إلى البرنامج) يقوم بالدخول بدوره إلى البرنامج وبالتحديد إلى الصفحة الرئيسية، علماً أن هذه النافذة تتضمن ساعة الدخول للبرنامج وهي نفس الساعة الموجودة أسفل شريط المهام في الزاوية في جهازك الحاسوب الذي تعمل عليه.

و ننوه هنا أنه عند النقر على أي زر يحتوي عبارات مثل الخروج أو إنهاء أو عند النقر على زر الإغلاق (x) Close في أي نافذة كانت فإنه سيقوم بإغلاق اليوزر فورم وبالتالي الخروج من البرنامج كلياً قبل فتحه، كما أنه يمكن تغيير اسم المستخدم وكلمة المرور بسهولة من إعدادات اليوزرفورم الموجودة في صفحة الفيجوال بيزك للإكسل، وسنتطرق إلى هذا الأمر في مقال آخر منفصل.

واجهة الدخول إلى البرنامج

صفحة الترحيب بالدخول إلى البرنامج

Program login interface

Program entry scerrn

ثانياً: الصفحة الرئيسية للبرنامج

يحتوي هذا الشيت (الصفحة) على أزرار التنقل بين صفحات البرنامج المختلفة، حيث يتم منها الانتقال إلى أي شيت كان بمجرد النقر على الزر الذي يحمل اسمه والعودة كذلك إلى "الصفحة الرئيسية" أو الذهاب إلى شيتات (صفحات) أخرى كون هذه الأزرار متوفرة في جميع الشيتات في الأعلى، كما أن "الصفحة الرئيسية" تحتوي على زر الخروج من البرنامج (الزر الأسود)، حيث عند النقر عليه يقوم بحفظ البرنامج ومن ثم الخروج، ويفضل استخدام هذا الزر بدلاً من إشارة الإغلاق (X) في الأعلى في الزاوية حتى يتسنى الحفظ تلقائياً قبل إغلاق البرنامج، إذ يكون من المستحسن ذلك كونه عند النقر على إشارة الإغلاق أحياناً قد يقوم المحاسب بالنقر على عدم الحفظ بدلاً من الحفظ لضغط العمل أو السهو أو لسبب آخر وبالتالي سيذهب العمل على البرنامج هباءً إن لم يكن قد حفظه قبل ذلك.

كما يستحب كتابة اسم المحل أو الشركة في المستطيل أعلى الصفحة إن أراد مدير أو محاسب الشركة أو المحل التجاري ذلك.

الصفحة الرئيسية

Homepage

ثالثاً: المواد وأسعارها

هذا الشيت يحتوي على أصناف وأنواع البضاعة الموجودة في المحل التجاري أو الشركة مع تصنيفها و واحداتها وسياسة التسعير عموماً (الأسعار بالجملة والتجزئة وأسعار خاصة بالمندوبين) ولكل منها كود خاص بها، حيث يمكنك تكويدها بالصيغة التي تريدها و يتم تدوينها بشكل يدوي في المرة الأولى، حيث يمكن تسجيل آلاف الأنواع من المواد في البرنامج.

هذه الصفحة إذ ما تم التعديل على اسم مادة ما كتغييرها، حذفها أو إضافة نوع جديد في عمودي نوع البضاعة والوحدة فإنه سيتم تعديل أسماء أنواع المواد و وحداتها في عدة صفحات أخرى تلقائياً في البرنامج وهي:
أرصدة أول المدة / المشتريات / إجمالي المواد / مبيعات المندوبين / مبيعات الفواتير / مبيعات فردية / المبيعات إجمالاً / الخسائر والنثريات / الرصيد الحالي (الجرد)، حيث أن أنواع المواد المدخلة و واحداتها في العمودين السابقين في شيت المواد وأسعارها موجودة في الصفحات المذكورة كافة وهي مرتبطة معها بدوال ربط، وبمجرد إحداث تغيير في الشيت الأول سيحدث ذلك التغيير في الشيتات الأخرى جميعها:

المواد و أسعارها

Materials & prices

رابعاً: أرصدة أول المدة

هذه الشيت يحتوي على الرصيد المتبقي في الشركة قبل بداية كل شراء جديد للبضاعة لكل صنف من أصناف المواد، حيث يتم نسخ الكمية للمواد الموجودة في شيت "الرصيد الحالي" في أول عملية منها إلى هذا الشيت في ثاني عملية عن طريق لصق القيم فقط بشكل يدوي، وهكذا في كل مرة، باستثناء المرة الأولى حيث يتم إدخالها بشكل يدوي وذلك عند عمل جرد للمواد والأصناف الموجودة لدى بداية العمل على البرنامج.

أرصدة أول المدة

Initial balances

خامساً: المشتريات

يتم في هذا الشيت إدخال كمية المواد المشتراة كاملةً في عمود الكمية وبعدها يتم كتابة سعرها في عمود الإجمالي ومنه تلقائياً يتم تقسيم السعر الإجمالي على الكمية ليعطي السعر الفردي لكل مادة في العمود الواقع بينهما (الفردي)، وفي يسار هذه الأعمدة يوجد عمود خاص بالكمية المردودة يتم كتابتها إن وُجِدَت ويكون ناتج سعرها أيضاً تلقائي وذلك بضرب عددها بالسعر الفردي، وفي أقصى اليسار كذلك يوجد عمودين آخرين وهما الكمية المتبقية بعد الرد وسعرها التلقائي، وهي التي سيتم الاعتماد عليها في عمليات البيع وترحيل البيانات عند العمل على البرنامج، وذلك لكل صنف من أصناف المواد.

كما تحتوي خانة التاريخ في الأعلى، حيث عند كتابة التاريخ في كل شراء للبضاعة يتم إظهار ذلك التاريخ في صفحات أخرى أيضاً، وهي أرصدة أول المدة / إجمالي المواد / المصاريف العامة / إحصاء تفصيلي أول، حيث أن الدفعات الأولى من كل من الصفحات المذكورة يكون لها ارتباط مع بعضها ولذلك تم ربطها بتاريخ معين في كل مرة.

المشتريات

Purchases

سادساً: إجمالي المواد

و فيها يتم جمع كمية المواد الموجودة في شيت "أرصدة أول المدة" مع كمية المواد المتبقية في شيت "المشتريات" مع تعيين أسعارها بالجملة والتجزئة بشكل تلقائي، وذلك أيضاً لكل صنف من أصناف البضاعة، وللحفاظ على قيم الأسعار ثابتة في كل دفعة يتم نسخها بعد الانتهاء منها ولصق قيمها فقط في نفس المكان أيضاً.

إجمالي المواد

Total materials

شرح برنامج المحاسبةيوزرفورمبرنامج مبيعات اكسلترحيل مبيعات الفواتيرأرصدة أول المدةexplanation of the accounting programuser formexcel sales programexcel accounting