أولاً: سجلات المندوبين في برنامج المحاسبة
يتضمن هذا الشيت أسماء المندوبين، أرقام هواتفهم، أكوادهم، نوع كل مندوب، عناوينهم وتاريخ التعاقد معهم إضافة لكافة عمليات البيع والعمليات الأخرى لكل منهم من خصومات وضرائب وديون، وهذه الخانات الأخيرة كلها يتم تعبئتها تلقائياً وذلك باستيراد البيانات اللازمة من شيت "مبيعات المندوبين الإجمالي" بعد ترحيل بيانات القيم الإجمالية للفواتير الخاصة بالمندوبين وهذا موضح في الفقرات اللاحقة، باستثناء آخر عمود وهو "المدفوع من الديون" حيث يتم تدوينها يدوياً حينها، وبالنسبة لأسماء المندوبين يتم استيرادها من شيت "المواد وأسعارها"، أما بخصوص أرقام هواتفهم، أكوادهم وعناوينهم فيتم تدوينها يدوياً وفق ما هو موجود و بالطريقة التي يريدها المحاسب أو صاحب الشركة أو المحل التجاري.
 |
| سجلات المندوبين |
 |
| Records of delegates |
 |
| فواتير المندوبين |
يوجد في هذه الصفحة فاتورة إلكترونية وهي كأي فاتورة عادية نعرفها من حيث الهيكلية والمعايير المعتمدة حيث تحتوي على اسم الشركة أو المحل التجاري واختصاصها وعنوانها والهاتف الأرضي والجوال الخاص بها في أعلى يمين الفاتورة، كما تحتوي على رقم وتاريخ وساعة الفاتورة (يتم استيراد الساعة والتاريخ من جهاز الحاسوب الذي تعمل عليه بشكل تلقائي) وقائمة بأسماء المندوبين في أعلى يسارها، إضافة إلى اللوغو الخاص بالشركة أو المحل التجاري بينهما في الوسط.
و بخصوص مضمون الفاتورة فهي تحتوي على التسلسل، بيان تفصيل البضاعة المباعة، واحداتها، أسعارها بالنسبة لكل مندوب على حدا، وأخيراً السعر الإجمالي، وعليه لتعبئتها يجب كتابة الباركود ليعطي نوع المادة المرتبطة بها و وحدتها وسعرها الفردي حسب المندوب بشكل تلقائي، ويتبقى فقط كتابة العدد المباع لكل مادة حتى يكتمل المضمون، وبعد الانتهاء من التعبئة يتم إضافة الناتج بشكل رقمي وكتابي بشكل تلقائي أسفل الفاتورة، علماً أنه في الأعلى يتم اختيار اسم المندوب من القائمة المنسدلة ليظهر عنوانه أسفل خانة اسم المندوب ورقم هاتفه بشكل تلقائي في أسفل يسار الفاتورة أيضاً، إضافة للسعر الخاص به لكل مادة من المواد، كما تحتوي فاتورة المندوبين في القسم السفلي على خانات تكون خاصة بهم من مثل الخصم والضريبة وهي تكون عبارة عن نسب مئوية يتم تحديدها من قبل مدير أو محاسب الشركة وبالنسبة لعملها فتكون إما بمكافأة مندوب وذلك بالخصم من السعر الإجمالي النهائي في فاتورته أو بوضع تكاليف بسيطة على عاتق المندوب وذلك بوضع نسبة ضريبة رمزية على السعر الإجمالي ويكون هذا حسب حاجة العمل، أما إن لم يكن يلزم ذلك فيكفي وضع القيمة صفر في هاتين الخانتين.
كما توجد خانة خاصة بالمدفوع، فربما يكون المندوب قد دفع مبلغاً معيناً مما هو مترتب عليه في الفاتورة وبالتالي ما يتبقى عليه يتم تبيانه تلقائياً في خانة أخرى تقع أسفلها وهي 'المتبقي'، وتكون بطرح المدفوع من السعر الإجمالي بعد الخصم والضريبة إن كانتا موجودَتين.
بالإضافة لكل ما سبق، هذا الشيت يحتوي على عدة أزرار وهي:
1- زر الـ'PDF' وذلك لحفظ الفاتورة بصيغة البي دي إف لسهولة العودة إليها وإرسالها لمندوب ما في حال لَزِمَ أو طلب ذلك، حيث أن حفظ الفاتورة يكون برقم الفاتورة واسم المندوب بشكل تلقائي في مجلد ما على جهازك الكمبيوتر تقوم أنت بتحديده مساره من الماكرو الخاص بالـpdf، وسيتم شرح ذلك في مقال آخر بشكل مفصل مع فيديو.
2- زر 'الطباعة' وذلك لطباعة الفاتورة ضمن النطاق المحدد لها لتوقيع المندوب عليها وتسليمه نسخة ورقية منها عند اللزوم، وللعلم فإن الفاتورة تحتوي على اللوغو الخاص بالشركة أو المحل كصورة مائية في داخلها وهي لا تظهر في الفاتورة نفسها إلا عند القيام بحفظها كـPDF أو القيام بطباعتها.
3- زرين خاصين بترحيل البيانات والقيم الإجمالية لها إلى صفحتي المبيعات الخاصتَين بالمندوبين (مبيعات المندوبين و مبيعات المندوبين الإجمالي)، وسيتم توضيح ذلك في تدوينات أخرى، علماً أن جميع هذه الأزرار موجودة في يسار الفاتورة كما هو واضح في الصورة أعلاه و لن تعمل في حال لم يتم كتابة رقم الفاتورة أو اسم المندوب، حيث سيعطي حينها رسالة مفادها (الرجاء إدخال رقم الفاتورة أو الرجاء إدخال اسم المندوب) وعند الترحيل تُفرَّغ الفاتورة تلقائياً من كافة البيانات المدونة فيها وذلك للعمل على تعبئة جديدة للفاتورة.
قد يهمك:
~تصميم فاتورة مبيعات احترافية باستخدام أشهر الدوال في الإكسل~
ملاحظة: يجب إنشاء مجلد على القرص (E) باسم "مجلد الفواتير" والذي يحتوي بدوره على مجلد آخر باسم "فواتير المندوبين" وذلك لحفظ الفواتير بصيغة الـPDF ضمن المسار المحدد وفق الكود الخاص به، علماً أن طريقة الحفظ تكون بتسمية كل فاتورة برقمها وباسم المندوب المذكور اسمه في الفاتورة بشكل تلقائي كما ذكرنا في الأعلى، لكن يمكن تغيير المسار من الكود البرمجي الخاص بتصدير الفاتورة وسيتم توضيح ذلك لاحقاً مع فيديو.
 |
| Delegates invoices |
ثالثاً: مبيعات المندوبين الإجمالي في هذا الشيت يتم استقبال عدة قيم بشكل متسلسل جنباً إلى جنب من فاتورة المندوبين وذلك بعد النقر على زر ترحيل القيم الإجمالية في شيت "فواتير المندوبين"، وهذه القيم هي (رقم وتاريخ الفاتورة / اسم المندوب وعنوانه / قيم المبيعات مع خصوماتها وضرائبها وديونها إن وجدت) بشكل مرتب أسفل بعضها البعض وذلك عند كل عملية ترحيل للمبيعات.  |
| مبيعات المندوبين الإجمالي |
 |
| Total delegates sales |
يتم في هذا الشيت استقبال البيانات المرحّلة من شيت "فواتير المندوبين" (العدد المباع و سعرها الكلي) ليتم جمع العدد المباع مع سعر كل منها بشكل تلقائي عند كل ترحيل للمبيعات لكل مادة من المواد مقابل اسم كل منها على حدا، وذلك بعد النقر على زر ترحيل البيانات في شيت "فواتير المندوبين"، حيث كما ذكرنا أن أسماء المواد وأكوادها الموجودة في هذه الصفحة يتم استيرادها من شيت "المواد وأسعارها".
 |
| مبيعات المندوبين |
 |
| Sales of delegates |
هذا الشيت يحتوي على سجل فارغ يتم فيه استيراد عمليات البيع لمندوب ما لوحده من شيت "مبيعات المندوبين الإجمالي" من بداية تعاقد المندوب أو خلال تاريخ محدد يتم تعيينه بناءً على طلب من المندوب نفسه أو لأسباب أخرى خاصة بمدير أو محاسب الشركة، ويكون ذلك بتحديد اسم المندوب من قائمة منسدلة في خانة اسم المندوب في أعلى اليمين ليتم تبيان عنوانه وكوده في الخانات المقابلة لها وبعد ذلك يتم كتابة تاريخ البدء في خانة (البحث من تاريخ) في اليمين وتاريخ الانتهاء في خانة (إلى تاريخ) في اليسار ومن ثم النقر على الزر الموجود في الوسط "كشف الحساب" لتظهر كافة عمليات البيع للمندوب المحدد اسمه في الأعلى بين التاريخين المحددين بشكل متسلسل ومرتب حسب تاريخ كل فاتورة، علماً أنه إن لم تكن هناك عمليات بيع للمندوب المختار اسمه أو أنه لم تكن هناك عمليات للبيع لذلك المندوب ضمن نطاق التاريخ المحدد فإنه عند النقر على زر "كشف الحساب" فلن يقوم بأي إجراء ولن يعطي أي نتيجة وتبقى الصفوف فارغة كما هي.
 |
| كشف حسابات المندوبين |
 |
| Delegate accounts statement |
تعليقات
إرسال تعليق
اترك لنا تعليقاً